Hàng hóa thường dùng

Danh mục hàng hóa thường dùng là chức năng giúp doanh nghiệp quản lý danh sách hàng hóa dịch vụ tại đơn vị mình, ngoài ra chức năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quá trình lập và xuất hóa đơn.

Để quản lý danh mục hàng hóa thường dùng, trên menu chức năng chọn Danh mục, sau đó chọn Hàng hóa thường dùng:

Màn hình chức năng Hàng hóa thường dùng xuất hiện. Dựa vào hình ảnh bên dưới doanh nghiệp có thể thấy màn hình chức năng được chia là 3 phần chính:

  • Phần 1: Phục vụ cho việc tìm kiếm hàng hóa trong danh mục, doanh nghiệp có thể nhập vào Mã hàng hoặc Tên hàng sau đó click Tìm kiếm để lọc dữ liệu
  • Phàn 2: Là các nút chức năng:
    • Thêm Là chức năng dùng để thêm mới hàng hóa vào danh mục
    • Xóa Là chức năng dùng để xóa danh sách hàng hóa được chọn
    • Nhập excel Là chức năng dùng để import danh sách hàng hóa từ file excel vào danh mục
    • Xuất excel Là chức năng dùng để xuất danh sách hàng hóa ra file excel
    • Là chức năng cho phép doanh nghiệp cấu hình ẩn hiện cột dữ liệu hiển thị hoặc thay đổi vị trí cột hiển thị
  • Phần 3: Là phần hiển thị danh sách hàng hóa

Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Thêm mới hàng hóa vào danh mục:

1.1. Cách 1: Nhập các tiêu chí trực tiếp từ giao diện chức năng thêm mới

Từ màn hình giao diện danh sách hàng hóa, doanh nghiệp click chọn Thêm

Màn hình chức năng thêm mới hàng hóa hiện ra như sau:

Doanh nghiệp tiến hành nhập liệu các chỉ tiêu thông tin hàng hóa bao gồm:

  • Mã hàng hóa: Mặc định khi thêm mới hàng hóa, mã hàng sẽ được sinh tự động. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo mã hàng hóa của đơn vị mình
  • Tên hàng hóa
  • Đơn giá
  • Loại thuế suất: Doanh nghiệp thực hiện chọn loại thuế suất trong danh sách
  • Đơn vị tính
  • Chiết khấu
  • Ghi chú: Nội dung ghi chú cho hàng hóa
  • Tùy chọn: Doanh nghiệp tích chọn vào ô tích Sử dụng nếu muốn sử dụng hàng hóa

Sau khi nhập xong doanh nghiệp lựa chọn:

  • Nhấn vào Lưu (1) để thực hiện lưu thông tin hàng hóa vừa nhập
  • Nhấn vào Lưu và thêm mới(2) để thực hiện lưu thông tin hàng hóa vừa nhập, đồng thời hệ thống xuất hiện màn hình thêm mới để doanh nghiệp tiếp tục nhập liệu
  • Nhấn vào Đóng (3) để thực hiện đóng màn hình thêm mới

1.2. Cách 2: Import danh mục hàng hóa từ file excel

Từ màn hình giao diện danh sách hàng hóa, doanh nghiệp click chọn Nhập excel

Màn hình chức năng import excel hàng hóa hiện ra như sau:

Lưu ý: Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp phải thực hiện cấu hình import theo file excel sẵn có của doanh nghiệp. Ví dụ file excel chứa dữ liệu hàng hóa dịch vụ như sau

Doanh nghiệp tiến hành import dữ liệu hàng hóa dịch vụ từ file excel theo các bước sau:

Bước 1: Chọn file excel

Trên giao diện màn hình chức năng import, doanh nghiệp click vào Chọn file để tìm và chọn file excel import trên máy tính

Tìm đến nơi chứa file excel cần import

Bước 2: Chọn cấu hình, chọn dòng dữ liệu import

Chọn xong file excel doanh nghiệp tiến hành chọn tên Sheet chứa dữ liệu, chọn Cấu hình import đã thiết lập, nhập giá trị dòng bắt đầu (Từ dòng) và dòng kết thúc (Đến dòng) lấy dữ liệu tương ứng như hình minh họa sau:

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu và thực hiện import

Sau khi thiết lập giá trị xong, doanh nghiệp click nút Import dữ liệu trên màn hình import. Hệ thống thực hiện kiểm tra các dòng dữ liệu trong file excel, nếu phát hiện dữ liệu không hợp lệ sẽ hiển thị thông báo chi tiết lỗi, doanh nghiệp căn cứ vào chi tiết lỗi để điều chỉnh dữ liệu cho đúng

Nếu trong quá trình kiểm tra dữ liệu không phát hiện sai sót, hệ thống sẽ thực hiện import dữ liệu trong file excel vào danh mục hàng hóa dịch vụ

2. Sửa hàng hóa trong danh mục:

Để thực hiện sửa hàng hóa, từ danh sách hàng hóa doanh nghiệp click vào biểu tượng trên dòng dữ liệu cần sửa.

Màn hình chức năng cập nhật thông tin hàng hóa xuất hiện, Doanh nghiệp tiến hành nhập liệu điều chỉnh các chỉ tiêu thông tin hàng hóa bao gồm:

  • Tên hàng hóa
  • Đơn giá
  • Loại thuế suất: Doanh nghiệp thực hiện chọn loại thuế suất trong danh sách
  • Đơn vị tính
  • Chiết khấu
  • Ghi chú: Nội dung ghi chú cho hàng hóa
  • Tùy chọn: Doanh nghiệp tích chọn vào ô tích Sử dụng nếu muốn sử dụng hàng hóa

Sau khi điều chỉnh các chỉ tiêu xong doanh nghiệp lựa chọn:

  • Nhấn vào Lưu (1) để thực hiện lưu thông tin hàng hóa vừa điểu chỉnh
  • Nhấn vào Lưu và thêm mới(2) để thực hiện lưu thông tin hàng hóa vừa điều chỉnh, đồng thời hệ thống xuất hiện màn hình thêm mới để doanh nghiệp tiếp tục nhập liệu
  • Nhấn vào Đóng để thực hiện đóng màn hình thêm mới

3. Xóa hàng hóa trong danh mục:

Để thực hiện xóa hàng hóa dịch vụ, doanh nghiệp thực hiện theo 02 cách sau:

3.1. Cách 1: Xóa hàng hóa từ màn hình danh sách hàng hóa

Trường hợp 1: Xóa một hàng hóa từ danh sách hàng hóa

Từ màn hình chức năng Hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp click vào biều tượng trên dòng cần xóa để thực hiện

Màn hình xác nhận xóa xuất hiện, doanh nghiệp click chọn Thực hiện để thực hiện xóa hàng hóa

Trường hợp 2: Xóa nhiều hàng hóa được chọn từ danh sách hàng hóa

Từ màn hình chức năng Hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp tích chọn vào checkbox trên từng dòng cần xóa để chọn (1). Sau đó click vào nút Xóa (2)

Màn hình xác nhận xóa xuất hiện, doanh nghiệp click chọn Thực hiện để thực hiện xóa danh sách hàng hóa đã chọn

3.2. Cách 2: Xóa hàng hóa từ màn hình chi tiết hàng hóa

Để thực hiện xóa hàng hóa, từ danh sách hàng hóa doanh nghiệp click vào biểu tượng trên dòng dữ liệu cần xóa.

Màn hình chức năng chi tiết hàng hóa xuất hiện, doanh nghiệp click vào nút Xóa

Sau đó click vào nút Thực hiện tại màn hình xác nhận để thực hiện xóa