Khách hàng đối tác

  1. Hướng dẫn
  2. Danh mục
  3. Khách hàng đối tác

Danh mục khách hàng đối tác là chức năng giúp doanh nghiệp quản lý danh sách khách hàng tại đơn vị mình, ngoài ra chức năng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong quá trình lập và xuất hóa đơn.

Để quản lý danh mục khách hàng đối tác, trên menu chức năng chọn Danh mục, sau đó chọn Khách hàng đối tác

Màn hình chức năng Khách hàng đối tác xuất hiện. Dựa vào hình ảnh bên dưới doanh nghiệp có thể thấy màn hình chức năng được chia là 3 phần chính:

  • Phần 1: Phục vụ cho việc tìm kiếm khách hàng trong danh mục, doanh nghiệp có thể nhập vào Mã khách hàng, mã số thuế hoặc tên khách hàng, sau đó click Tìm kiếm để lọc dữ liệu
  • Phàn 2: Là các nút chức năng:
    • Thêm Là chức năng dùng để thêm mới khách hàng
    • Xóa Là chức năng dùng để xóa danh sách khách hàng được chọn
    • Nhập excel Là chức năng dùng để import danh sách khách hàng từ file excel
    • Xuất excel Là chức năng dùng để xuất danh sách khách hàng ra file excel
    • Là chức năng cho phép doanh nghiệp cấu hình ẩn hiện cột dữ liệu hiển thị hoặc thay đổi vị trí cột hiển thị
  • Phần 3: Là phần hiển thị danh sách khách hàng

Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

1. Thêm mới khách hàng

1.1. Cách 1: Nhập các tiêu chí trực tiếp từ giao diện chức năng thêm mới

Từ màn hình giao diện danh sách khách hàng, doanh nghiệp click chọn Thêm

Màn hình chức năng thêm mới hiện ra như sau:

Doanh nghiệp tiến hành nhập liệu các chỉ tiêu khách hàng bao gồm:

  • Phân loại: Doanh nghiệp tích chọn nếu khách hàng là đơn vị kế toán (Khách hàng doanh nghiệp) và ngược lại tích bỏ chọn nếu là khách hàng cá nhân
  • Mã khách hàng: Mặc định khi thêm mới, mã khách hàng sẽ được sinh tự động. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo chỉ tiêu này theo dữ liệu quản lý của đơn vị mình
  • Mã số thuế: Doanh nghiệp thực hiện nhập tiêu chí này đối với trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán
  • Tên đơn vị: Doanh nghiệp thực hiện nhập tiêu chí này đối với trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán
  • Địa chỉ
  • Điện thoại
  • Email: Là địa chỉ email nhận thông báo hóa đơn
  • Số tài khoản
  • Tên ngân hàng
  • Người giao dịch: Tiêu chí này bắt buộc nhập đối với trường hợp khách hàng là cá nhân
  • Đại diện pháp luật: Tên người đại diện pháp luật
  • Chức vụ: Chức vụ của người đại diện pháp luật
  • Tên đăng nhập: Dùng để đăng nhập trên trang tra cứu hóa đơn
  • Tùy chọn:
    • Sử dụng: Doanh nghiệp tích chọn nếu muốn sử dụng thông tin khách hàng này
    • Cho phép đăng nhập: Doanh nghiệp tích chọn nếu muốn cho phép khách hàng sử dụng chức năng đăng nhập trên website tra cứu hóa đơn

Lưu ý: Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ truy xuất thông tin khách hàng (3) thông qua mã số thuế. Doanh nghiệp thực hiện bằng cách từ màn hình chức năng thêm mới, thực hiện nhập mã số thuế khách hàng tại chỉ tiêu Mã số thuế (1), click vào biểu thượng tìm kiếm (2). Sau khi hệ thống thực hiện lấy thông tin khách hàng thành công, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện nhập liệu các chỉ tiêu còn thiếu của khách hàng

Sau khi nhập xong doanh nghiệp lựa chọn:

  • Nhấn vào Lưu (1) để thực hiện lưu thông tin khách hàng vừa nhập
  • Nhấn vào Lưu và thêm mới(2) để thực hiện lưu thông tin khách hàng vừa nhập, đồng thời hệ thống xuất hiện màn hình thêm mới để doanh nghiệp tiếp tục nhập liệu
  • Nhấn vào Đóng (3) để thực hiện hủy thêm mới và đóng màn hình chức năng

1.2. Cách 2: Import khách hàng từ file excel

Từ màn hình giao diện danh sách khách hàng, doanh nghiệp click chọn Nhập excel

Màn hình chức năng import excel hiện ra như sau:

Lưu ý: Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp phải thực hiện cấu hình import theo file excel sẵn có của doanh nghiệp. Ví dụ file excel chứa dữ liệu khách hàng như sau

Doanh nghiệp tiến hành import dữ liệu hàng hóa dịch vụ từ file excel theo các bước sau:

Bước 1: Chọn file excel

Trên giao diện màn hình chức năng import, doanh nghiệp click vào Chọn file để tìm và chọn file excel import trên máy tính

Tìm đến nơi chứa file excel cần import

Bước 2: Chọn cấu hình, chọn dòng dữ liệu import

Chọn xong file excel doanh nghiệp tiến hành chọn tên Sheet chứa dữ liệu, chọn Cấu hình import đã thiết lập, nhập giá trị dòng bắt đầu (Từ dòng) và dòng kết thúc (Đến dòng) lấy dữ liệu tương ứng như hình minh họa sau:

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu và thực hiện import

Sau khi thiết lập giá trị xong, doanh nghiệp click nút Import dữ liệu trên màn hình import. Hệ thống thực hiện kiểm tra các dòng dữ liệu trong file excel, nếu phát hiện dữ liệu không hợp lệ sẽ hiển thị thông báo chi tiết lỗi, doanh nghiệp căn cứ vào chi tiết lỗi để điều chỉnh dữ liệu cho đúng

Nếu trong quá trình kiểm tra dữ liệu không phát hiện sai sót, hệ thống sẽ thực hiện import dữ liệu trong file excel vào danh mục khách hàng

2. Sửa khách hàng trong danh mục:

Để thực hiện sửa thông tin khách hàng, từ danh sách khách hàng doanh nghiệp click vào biểu tượng trên dòng dữ liệu cần sửa.

Màn hình chức năng cập nhật thông tin khách hàng xuất hiện, Doanh nghiệp tiến hành nhập liệu điều chỉnh các chỉ tiêu thông tin khách hàng bao gồm:

  • Phân loại: Doanh nghiệp tích chọn nếu khách hàng là đơn vị kế toán (Khách hàng doanh nghiệp) và ngược lại tích bỏ chọn nếu là khách hàng cá nhân
  • Mã khách hàng: Mặc định khi thêm mới, mã khách hàng sẽ được sinh tự động. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo chỉ tiêu này theo dữ liệu quản lý của đơn vị mình
  • Mã số thuế: Doanh nghiệp thực hiện nhập tiêu chí này đối với trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán
  • Tên đơn vị: Doanh nghiệp thực hiện nhập tiêu chí này đối với trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán
  • Địa chỉ
  • Điện thoại
  • Email: Là địa chỉ email nhận thông báo hóa đơn
  • Số tài khoản
  • Tên ngân hàng
  • Người giao dịch: Tiêu chí này bắt buộc nhập đối với trường hợp khách hàng là cá nhân
  • Đại diện pháp luật: Tên người đại diện pháp luật
  • Chức vụ: Chức vụ của người đại diện pháp luật
  • Tên đăng nhập: Dùng để đăng nhập trên trang tra cứu hóa đơn
  • Tùy chọn:
    • Sử dụng: Doanh nghiệp tích chọn nếu muốn sử dụng thông tin khách hàng này
    • Cho phép đăng nhập: Doanh nghiệp tích chọn nếu muốn cho phép khách hàng sử dụng chức năng đăng nhập trên website tra cứu hóa đơn

Sau khi nhập xong doanh nghiệp lựa chọn:

  • Nhấn vào Lưu (1) để thực hiện lưu thông tin khách hàng vừa nhập
  • Nhấn vào Lưu và thêm mới(2) để thực hiện lưu thông tin khách hàng vừa nhập, đồng thời hệ thống xuất hiện màn hình thêm mới để doanh nghiệp tiếp tục nhập liệu
  • Nhấn vào Đóng (3) để thực hiện hủy thêm mới và đóng màn hình chức năng

3. Xóa khách hàng trong danh mục:

Để thực hiện xóa thông tin khách hàng, doanh nghiệp thực hiện theo 02 cách sau:

3.1. Cách 1: Xóa khách hàng từ màn hình danh sách khách hàng

Trường hợp 1: Xóa một khách hàng từ danh sách

Từ màn hình chức năng Khách hàng doanh nghiệp click vào biều tượng trên dòng cần xóa để thực hiện

Màn hình xác nhận xóa xuất hiện, doanh nghiệp click chọn Thực hiện để thực hiện xóa khách hàng

Trường hợp 2: Xóa nhiều khách hàng được chọn từ danh sách

Từ màn hình chức năng Khách hàng doanh nghiệp tích chọn vào checkbox trên từng dòng cần xóa để chọn (1). Sau đó click vào nút Xóa (2)

Màn hình xác nhận xóa xuất hiện, doanh nghiệp click chọn Thực hiện để thực hiện xóa danh sách khách hàng đã chọn

3.2. Cách 2: Xóa khách hàng từ màn hình chi tiết khách hàng

Để thực hiện xóa khách hàng, từ danh sách khách hàng doanh nghiệp click vào biểu tượng trên dòng dữ liệu cần xóa.

Màn hình chức năng chi tiết khách hàng xuất hiện, doanh nghiệp click vào nút Xóa

Sau đó click vào nút Thực hiện tại màn hình xác nhận để thực hiện xóa