Xuất hóa đơn và ký số

Sau khi đã lập hóa đơn theo hướng dẫn, doanh nghiệp thực hiện kiểm tra dữ liệu trên hóa đơn. Nếu dữ liệu hóa đơn hoàn toàn chính xác, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn và ký số hóa đơn.

Tại màn hình giao diện chi tiết hóa đơn

Trường hợp hóa đơn lưu nháp: Doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn bằng cách click vào Lưu vào Phát hành

Trường hợp hóa đơn lưu và chờ xử lý (Hóa đơn giữ số): Tương tự trường hợp hóa đơn nháp, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn bằng cách click vào Lưu vào Phát hành

Hệ thống sẽ tự động sinh số hóa đơn (1) đối với trường hợp dữ liệu hóa đơn nháp và cập nhật trạng thái phát hành đối với trường hợp hóa đơn giữ số chờ xử lý

Doanh nghiệp tiến hành ký số cho hóa đơn bằng cách click và nút Ký số hóa đơn (2)

Lưu ý:

  • Thiết bị chữ ký số phải được cắm sẵn vào máy tính doanh nghiệp
  • Người thực hiện ký số phải được phân quyền chức năng Xử lý hóa đơn (Vui lòng xem hướng dẫn trong tài liệu hướng dẫn, mục Hệ thống/Quản lý người dùng)

Sau khi click chọn Ký số hóa đơn, màn hình chọn chứng thư số xuất hiện. Doanh nghiệp thực hiện chọn chứng thư số tương ứng với mã số thuế của đơn vị mình, sau đó click chọn OK

Tiến hành nhập mã pin cho thiết bị (1), sau đó click chọn Đăng nhập (2)

Ký số hóa đơn thành công, hệ thống xuất hiện thông báo sau

Nếu muốn thực hiện gửi email thông tin hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp click vào nút Gửi email. Màn hình gửi email xuất hiện, trường hợp chưa nhập tiêu chí email của người mua trong lúc lập hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành nhập email người mua trong màn hình gửi mail. Nếu muốn gửi thông tin hóa đơn tới nhiều địa chỉ mail của khách hàng, doanh nghiệp nhập các địa chỉ mail phân cách nhau bằng dấu ";", sau đó click nút Thực hiện để gửi mail

Ngoài ra doanh nghiệp có thể thực hiện các chức năng khác như:

- Chức năng Xem hóa đơn: Sau khi hóa đơn đã xuất và ký số, bản thể hiện hóa đơn điện tử xuất hiện thông tin ký số của doanh nghiệp và thông tin tra cứu hóa đơn

- Chức năng Tải hóa đơn: Cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu hóa đơn hoặc gửi cho khách hàng dưới dạng file XML và PDF

- Chức năng In chuyển đổi: Thực hiện in chuyển đổi phục vụ việc lưu trữ hoặc chứng minh nguồn gốc hàng hóa đi đường hoặc khách hàng yêu cầu